Ključni sažetak za voditelje (TL;DR)
- Popis prije zatvaranja je početno stanje za proljeće. Bez njega prvi proljetni popis nema s čime usporediti zalihe koje su ostale u lokalu.
- Brojite sve što ostaje iza vas: cijela pakiranja, otvorene boce, hranu i potrošni materijal. Oštećenu robu i robu kojoj je istekao rok odvojite i zabilježite zasebno.
- Otvorene boce mjerite na isti način za svaku bocu. Ili vaganje, ili jedna dogovorena procjena, ali ne oboje.
- Zapišite datum, tko je brojio i stanje po artiklu. To je dokument na koji se u proljeće nastavljate.
1. Zašto brojati prije zatvaranja, a ne u proljeće
Kad se lokal zatvori na nekoliko mjeseci, zalihe ostaju bez nadzora. Nešto se potroši prije zatvaranja, nešto se premjesti, nešto istekne ili se ošteti do proljeća. Ako zadnje poznato stanje imate iz ljeta, u proljeće nećete znati što se dogodilo između.
Popis prije zatvaranja ima jednu svrhu: biti početno stanje. U proljeće prvi popis uspoređujete s njim, a ne s knjigama od prošle sezone. Zato ovaj popis ne mora biti savršen, ali mora postojati i mora se znati tko ga je napravio, kada i kako.
Za zakonsku stranu godišnjeg popisa pogledajte vodič Godišnja inventura u ugostiteljstvu. Ovdje je riječ o praktičnom popisu sezonskog lokala.
2. Što izbrojati
Cijela pakiranja. Boce, limenke, vreće i bačve koje nisu otvorene. Brojite komade, ne vrijednost. Vrijednost dolazi kasnije iz knjiga.
Otvorene boce. Poseban redak za svaku otvorenu bocu, s količinom u jedinici artikla. Kako ih mjeriti objašnjava 5. odjeljak.
Hrana i kvarljiva roba. Ono što neće dočekati proljeće zabilježite i izbacite iz zalihe prema dogovoru s računovođom. Ono što ostaje u zamrzivaču izbrojite kao i ostalu robu.
Potrošni materijal. Salvete, posude, sredstva za čišćenje. Nije najveća stavka, ali u proljeće se kupuje ispočetka ako se ne zna što je ostalo.
Roba koja ne ide u prodaju. Oštećene boce, roba bez deklaracije, istekao rok. Odvojite je fizički, izbrojite i označite kao zasebnu stavku. Ne miješajte je s robom za prodaju, jer ćete u proljeće obje brojati kao zalihe.
3. Priprema
- Datum i osobe. Odlučite dan i tko broji, a tko kontrolira. Za veći lokal zapišite to u kratku odluku o popisu, kao i kod godišnjeg popisa.
- Poznato zadnje kretanje robe. Zadnja dostava, zadnji prijenos u drugo skladište i zadnje izdavanje trebaju biti upisani prije brojanja. Što se kreće tijekom brojanja, popis ne vidi.
- Jedan artikl, jedna šifra. Provjerite nazive prije brojanja: isti artikl pod dva naziva na popisu izgleda kao manjak jednog i višak drugog.
- Liste po mjestu. Skladište, šank, kuhinja i terasa dobivaju svaki svoju listu. Tako se u proljeće uspoređuje isto mjesto s istim mjestom.
- Odložen red po zonama. Iste boce na istom mjestu, etikete prema naprijed. Brojanje je brže kad ne tražite artikl po cijelom šanku.
Za popis na papiru koristite checklistu Popis u jednoj noći: ima pripremu, dan brojanja i korake nakon brojanja na dvije stranice za ispis.
4. Dan brojanja
- Brojite kad se ne radi. Nakon zadnjeg radnog dana ili ujutro prije zatvaranja, bez gostiju i bez izdavanja robe.
- Jedna zona, dvije osobe. Jedna broji naglas, druga zapisuje ili provjerava. Sam čovjek na šanku najčešće preskoči ono što mu je pred očima.
- Cijele boce i otvorene boce zasebno. Tako se u proljeće vidi je li razlika u pakiranjima ili u otvorenim bocama.
- Bez ispravaka na licu mjesta. Ako se broj ne slaže s osjećajem, ostavite izbrojeno. Razlike se rješavaju nakon usporedbe, ponovnim brojanjem najvećih odstupanja.
5. Otvorene boce: jedan način za sve
Otvorena boca se može procijeniti u desetinama (npr. 0,3 ili 0,5 boce) ili izvagati. Oba načina rade ako se koriste dosljedno na svim bocama. Problem nastaje kad se miješaju: pola boca procijenjeno odoka, pola izvagano, pa se razlika u proljeće ne može objasniti.
Ako brojite bez aplikacije i vage, držite se jedne osobe i zaokruživanja na desetine boce. Vaganje otvorenih boca ima smisla kad Bluetooth vaga i aplikacija već imaju pohranjenu težinu pune i prazne boce pa pri vaganju odmah izračunaju koliko je litara ostalo — ručno vaganje i tipkanje grama u tablicu presporo je za stvarni popis.
Koji god način odaberete, zapišite ga na popisnoj listi. U proljeće se mjeri istim načinom, inače uspoređujete dvije različite mjere.
6. Što zapisati da proljeće ima usporedbu
Svaka lista na kraju treba imati:
- Datum i mjesto (skladište, šank, zona).
- Tko je brojio i tko je kontrolirao.
- Stanje po artiklu, cijela pakiranja i otvorene količine odvojeno.
- Kako su mjerene otvorene boce (vaganje ili procjena).
- Napomene: oštećena roba, istekao rok, roba premještena u drugo skladište, uređaji ostavljeni u lokalu.
- Potpis osobe koja je brojila.
Popis čuvajte tamo gdje ćete ga u proljeće naći, uz knjige ili u programu u kojem vodite zalihe. Papir u ladici šanka u pravilu ne preživi zimu kao dokument.
7. Nakon brojanja
- Usporedite popisano s knjigama po artiklu. To je trenutak kad se vidi razlika između onoga što program kaže i onoga što je na polici.
- Ponovno izbrojite najveće razlike prije nego ih proglasite manjkom ili viškom. Pogreška u šifri češća je od nestale boce.
- Za manjak sastavite zapisnik ako ga želite priznati kao kalo, rastep, kvar ili lom. Postupak i stope su u vodiču Normativi: kalo, rastep, kvar i lom.
- Predajte popis računovođi zajedno s godišnjim popisom. Oblik i rokove za svoj slučaj dogovorite s njim.
8. Kako OneDown pomaže pri zatvaranju sezone
OneDown ne zamjenjuje zapisnik ni knjiženje razlika. To ostaje u vašem računovodstvenom sustavu. Pomaže pri samom brojanju:
- Brojanje mobitelom. Artikl se skenira ili pronađe pretragom, a količina se unese ili izvaže.
- Bluetooth vaga za otvorene boce. Težina se preračunava u količinu u jedinici artikla, po težinama punih i praznih boca koje ste jednom unijeli.
- Više ljudi, jedna inventura. Zone se broje paralelno, a napredak se vidi uživo.
- Rad bez interneta. Brojanje se sprema na mobitel i sinkronizira kad je veza dostupna.
- Izvoz. Prihvaćena inventura izvozi se u Remaris kao vanjska inventura po skladištu, a izvještaj se može preuzeti kao CSV.
Ako brojite na papiru, počnite od checkliste Popis u jednoj noći. Ako želite vidjeti kako izgleda brojanje mobitelom i vagom na vašem šanku, zakažite demo (20 min).